Zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů a přístupu k osobním údajům v Heyrovského ústavu AV ČR, v. v. i.

Heyrovského ústav AV ČR, v. v. i., IČO: 61388955, se sídlem Dolejškova 2155/3, 182 00, Praha 8 - Libeň (dále jen "HEÚ"), Vás tímto v souladu s „Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES“ (dále jen „Nařízení GDPR“) informuje o způsobu a podmínkách zpracování osobních údajů v HEÚ.

HEÚ vystupuje při zpracování osobních údajů jako jejich správce a zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro účely uvedené v tomto dokumentu. Kategorie zpracovávaných osobních údajů jsou blíže popsány v bodech II a III.

S dotazy týkajícími se zpracování osobních údajů se můžete obracet na HEÚ na e-mailové adrese: directoratheu.cas.cz. 

I. Proč údaje shromažďujeme

Osobní údaje, je-li to nezbytné pro plnění právních povinností HEÚ, plnění smluv, plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo pro účely oprávněných zájmů:

  • zajištění interních procesů,
  • plnění úkolů ve veřejném zájmu,
  • administrace smluvní závazkové agendy,
  • zasílání newsletterů a aktualizaci webových stránek,
  • administrace kontrolních procesů,
  • pořádání konferencí / workshopů.

V případě zaměstnanců zpracováváme osobní údaje zejména za účelem vedení mzdové a personální agendy, BOZP a PO, zajištění školení a konferencí, evidence atestů vědeckých pracovníků, administrace veřejné podpory, předávání či zveřejňování údajů dle zákona o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a dalších příslušných právních předpisů. Osobní údaje jsou vždy zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel. Ve výjimečných případech zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu; v takovém případě jste před udělením souhlasu informováni o účelu takového zpracování a konkrétním rozsahu osobních údajů, které námi budou pro uvedený účel zpracovávány.

II. Jaké údaje shromažďujeme

1. Zaměstnanci:

Pro shora uvedené účely shromažďujeme a zpracováváme zejména následující kategorie osobních údajů:

  • identifikační a kontaktní údaje – zejména jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, kontaktní telefon, e-mailová adresa, osobní číslo
  • údaje související s pracovním poměrem a profesní činností – pracovní zařazení, dosažené vzdělání, odborná kvalifikace a další údaje související s výkonem práce,
  • mzdové a platební údaje – zejména číslo účtu a další údaje nezbytné pro zpracování mzdy a souvisejících plnění,
  • údaje nezbytné pro plnění povinností zaměstnavatele – zejména údaje týkající se zdravotní způsobilosti k práci a další údaje, jejichž zpracování vyžadují příslušné právní předpisy,
  • údaje o dalších osobách – zejména údaje o rodinných příslušnících, pokud jsou nezbytné pro plnění zákonných povinností zaměstnavatele nebo uplatnění práv zaměstnance,
  • iné údaje – např. fotografie.

Pokud je to nezbytné pro konkrétní účel zpracování, může HEÚ získávat osobní údaje rovněž z veřejně dostupných rejstříků, seznamů či evidencí nebo od třetích osob, a to vždy v souladu s příslušnými právními předpisy.

2. Smluvní strany:

HEÚ zpracovává identifikační, kontaktní a další osobní údaje smluvních stran, jejich zástupců a kontaktních osob, které jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, vedení související administrativy, plnění právních povinností HEÚ a případně ochranu jeho oprávněných zájmů.

3. Účastníci konferencí pořádaných Heyrovského ústavem

HEÚ shromažďuje a zpracovává osobní údaje účastníků konferencí, které (spolu)pořádá. Jedná se zejména o osobní údaje, které účastníci poskytnou prostřednictvím online registračního formuláře:

  • pro registraci do konferenčního registračního systému,
  • pro registraci na konkrétní akci, nebo
  • pro zaslání abstraktu či jiného dokumentu na konkrétní akci, případně o údaje poskytnuté HEÚ jiným způsobem, zejména e-mailem nebo telefonicky.

Tyto osobní údaje zahrnují titul, jméno a příjmení účastníka, jeho afiliaci, e-mailovou adresu a telefonní kontakt, informace o zaslaném abstraktu a údaje o úhradě registračního poplatku.

Osobní údaje účastníků konferencí shromažďujeme a zpracováváme za účelem organizace a zajištění jejich účasti na konkrétní akci (např. konferenci, workshopu), komunikace s účastníky a přípravy programu akce. To zahrnuje registraci a přístup na akci, zasílání informací týkajících se organizace a programu akce, vystavování a zasílání dokumentů týkajících se vaší účasti na akci (např. faktura, osvědčení o účasti), tisk jmenovky a – v případě vaší aktivní účasti v programu akce – také zařazení do programu akce, sborníku abstraktů, sborníku konference a podobných dokumentů.

HEÚ nezpracovává údaje o platebních kartách použitých k úhradě registračních nebo jiných poplatků. Platby probíhají prostřednictvím zabezpečených online platebních systémů mimo konferenční registrační systém HEÚ. HEÚ eviduje pouze informace nezbytné pro ověření provedení platby.

III. Jak s údaji pracujeme

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. K ochraně osobních údajů HEÚ přijímá odpovídající technická, organizační a personální opatření. Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny příjemcům, kterým je HEÚ povinen údaje předávat na základě právních předpisů nebo v souvislosti s plněním svých úkolů, například zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, poskytovatelům dotací nebo kontrolním orgánům.

Při zpracování osobních údajů může HEÚ využívat také zpracovatele, kteří pro něj zajišťují zejména IT služby a technickou podporu, provoz informačních systémů, sítí a webových stránek, datová úložiště, poštovní služby, zaměstnanecké benefity, marketingové služby nebo mzdové účetnictví. Tito zpracovatelé zpracovávají osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování příslušných služeb a na základě smluvního vztahu s HEÚ.

HEÚ neprovádí automatizované individuální rozhodování, včetně profilování, ve smyslu čl. 22 GDPR

IV. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsou zpracovávány, a následně po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, Spisovým a skartačním řádem HEÚ nebo jinými vnitřními předpisy HEÚ. Doba uchování se liší podle účelu zpracování a druhu osobních údajů. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu, je doba jejich zpracování nebo způsob jejího určení uveden v příslušném souhlasu.

V. Jaká jsou Vaše práva

Subjekt údajů, jehož osobní údaje zpracováváme, má v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů práva stanovená Nařízením GDPR. V závislosti na konkrétních okolnostech a právním základu zpracování se jedná zejména o právo:

  • na přístup k osobním údajům a informacím o jejich zpracování,
  • na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů,
  • na výmaz osobních údajů,
  • na omezení zpracování,
  • na přenositelnost osobních údajů,
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů.

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení Nařízení GDPR, máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailové adresy: directoratheu.cas.cz.

VI. Právo odvolat souhlas

V případě, že jsou osobní údaje subjektu údajů v HEÚ zpracovávány na základě jeho souhlasu pro konkrétní účel, může subjekt údajů svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to zasláním e-mailu na adresu: directoratheu.cas.cz, případně zasláním odvolání na adresu HEÚ: Dolejškova 2155/3, 182 00 Praha 8 - Libeň.